Wie bereite ich mein Unternehmen für den Ernstfall vor

Die aktuelle gesundheitspolitische Lage erzeugt in Anbetracht des Coronavirus nicht nur in Deutschland unterschiedlichste Gefühle. Auf der einen Seite stehen Menschen den neuesten Geschehnissen mit Ablehnung und Ignoranz gegenüber, auf der anderen Seite erzeugen sie Angst – bis hin zu Panik. Doch wie bei jeder Krise gilt es, sich auf die Fakten und das Wesentliche zu fokussieren sowie die für sich sinnvollste Handlungsstrategie zu erkennen und zu entwickeln. Was für Privatpersonen gilt, ist auch auf den Geschäftsbetrieb zu übertragen. Denn überhastete Entscheidungen können einem Unternehmen auch nach der Krisensituation langfristig schaden. Ein Kommentar von Jörg Kretzschmar, Geschäftsführer von Contechnet.

Neben allen Theorien, Verordnungen und klassischen Strategien haben sich in der Evolutionsgeschichte zwei Dinge bewährt: die Anpassungsfähigkeit an neue Situationen und die Bereitschaft zu improvisieren. In unserem Alltag versuchen wir oft, unsere Aufgaben bestmöglich und zu 100 Prozent zu erledigen. Dies gelingt in den seltensten Fällen, und wenn doch, dann nur unter idealen Bedingungen. Innerhalb einer gesellschaftlichen Stresssituation, in der Unsicherheit und Ängste eine große Rolle spielen, ist es eine schiere Illusion, seine Ziele jederzeit vollständig erreichen zu können. Beharrt man dennoch darauf, kann dies den sicheren Weg ins Aus bedeuten.

In solchen Situationen sollten wir uns auf das Wesentliche konzentrieren und aus den Informationen, die uns zur Verfügung stehen, das realistisch Machbare ableiten. Dies versetzt uns in die Lage, in solch unsicheren Zeiten weiterhin eigenständig zu agieren. Für eine Firma oder Institution leitet sich daraus die Fokussierung auf die Kernprozesse oder auf die Kernverfahren einer öffentlichen Einrichtung ab. In Deutschland gibt es für Industrie, Handwerk und Gewerbe mit Kurzarbeit und Kostenübernahme durch Krankenkassen diverse Möglichkeiten, um zumindest die Dauer der Pandemie zu überbrücken.

Im Notfall den Plan behalten 

Noch immer ist es eine weit verbreitete Meinung, Notfallpläne seien nur erforderlich, weil sie von Wirtschaftsprüfern und Auditoren verlangt werden und man so den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird. Ist man jedoch erst einmal von einem Krisenfall betroffen, geht es immer um die Aufrechterhaltung der Geschäftsprozesse in der Wirtschaft und der Fachverfahren im öffentlichen Dienst. Um dann in jede Richtung improvisieren und angemessen reagieren zu können, sind modulare Notfallpläne und Ausfallstrategien unerlässlich. Hier gilt: Machen Sie Ihre Notfallpläne für sich selbst! Denn in einer Ausnahmesituation werden Sie weder den Berater noch Institutionen erreichen; stattdessen sind Sie größtenteils auf sich selbst gestellt. Egal, ob die Bedrohung von einer Cyberattacke ausgeht oder durch eine Pandemie entsteht: Letztendlich sind Sie für die angemessenen Maßnahmen verantwortlich.

Um im Ernstfall eine Entscheidung treffen zu können, werden verständlich aufbereitete, valide Informationen und belastbare Vorgehensweisen benötigt. Denn in einer Stresssituation ist es nicht möglich, sich beispielsweise stundenlang durch ein Abkürzungsglossar zu wühlen.

Den Ernstfall auch als Chance sehen

Risikomanagement und die daraus resultierende Notfallplanung haben nur einen einzigen Zweck: dem Unternehmen große Verluste zu ersparen und das Überleben zu sichern. Aus diesem Grund und aus gegebenem Anlass ist es unumgänglich, sich mit folgenden Fragen zu beschäftigen:

  • Betreiben wir unser Risikomanagement als Werkzeug für uns selbst oder lediglich, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen?
  • Wie viel Aufmerksamkeit schenkt die Geschäftsführung den Geschäftsfortführungsplänen?
  • Während der aktuellen Pandemie: Ist es an der Zeit, die Risiken für mein Unternehmen neu zu bewerten? Und wie gehe ich mit den neuen Risiken um?

Die aktuell weltweit angespannte Lage dient als Weckruf, um langfristig daraus zu lernen und sich entsprechend auf solche Situationen vorzubereiten. Firmen und Institutionen sollten jetzt prüfen, an welchen Stellen ihre Organisation Schwachstellen aufweist, die nach der Krise optimiert werden können. Dazu sollten zeitnah wirksame und belastbare Notfallpläne erarbeitet werden, um in der nächsten Ausnahmesituation noch besser agieren zu können.